変更やキャンセルの案内は、予約する前に条件を確認でき、必要になったときに連絡先を探せることが大切です。院内のルールを整理してから、分かりやすい言葉で掲載します。
1．連絡方法と期限を決める
電話・Web・LINEなど、実際に確認できる方法を案内します。直前の連絡を確認しにくい窓口があるなら、どの方法を使うかを明確にします。
2．費用が発生する条件を隠さない
キャンセル料などの取り決めがある場合は、対象となる条件と金額・計算方法を確認します。利用者が予約を決める前に読める位置へ置き、予約画面の説明とも一致させます。
3．予約後の案内からも確認できるようにする
確認メールや準備の案内から、変更方法のページへ進めるようにします。古い連絡先や受付時間が残っていると、連絡したくても届かない原因になります。
自院で確認すること
「前日に変更したい」「当日に遅れそう」の2つの状況で案内を探します。連絡先がすぐ分かり、院の確認手順と一致しているか点検してください。
よくある質問
厳しい表現にした方が伝わりますか？
必要な条件を具体的に示すことを優先します。利用者が何をすればよいか分かる文章にします。
お知らせ欄だけに掲載してよいですか？
流れて見つからなくなるため、予約案内など常に確認できる場所にも入口を設けます。
